第一章 總則

第一條 為貫徹落實(shí)教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國(guó)教育部 國(guó)家檔案局 令 第27號(hào)），加強(qiáng)我校學(xué)生檔案管理工作，促使學(xué)生檔案管理工作制度化和規(guī)范化，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條 學(xué)生檔案是反映學(xué)生在校期間關(guān)于德、智、體、美、勞及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況等方面的個(gè)人檔案材料。學(xué)生檔案是學(xué)校培養(yǎng)、教育學(xué)生過(guò)程中形成的第一手資料，是黨和國(guó)家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。

第三條 學(xué)生檔案管理工作，是一項(xiàng)常規(guī)性的基礎(chǔ)工作，是我校檔案管理工作的重要組成部分。學(xué)生檔案管理必須堅(jiān)持統(tǒng)一管理的原則，確保學(xué)生檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

第二章 檔案管理職責(zé)分配

第四條 成立學(xué)生檔案室，隸屬學(xué)校教務(wù)處。各系（院、部）要配備專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，班主任是具體落實(shí)學(xué)生檔案收集和管理工作的直接責(zé)任人。

第五條 新生檔案，由各系（院、部）負(fù)責(zé)接收，按班級(jí)整理裝入檔案袋。新生檔案若有缺失，各班主任要及時(shí)將有關(guān)信息反饋給學(xué)生本人，催促其盡快查找或回原學(xué)校補(bǔ)齊相關(guān)檔案材料。畢業(yè)生檔案材料應(yīng)在每年畢業(yè)生派遣前一個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。各系（院、部）將完整的學(xué)生檔案匯總造冊(cè)，履行相關(guān)交接手續(xù)，及時(shí)移交給學(xué)校教務(wù)處學(xué)生檔案室統(tǒng)一存放管理。

第六條 學(xué)生檔案室工作職責(zé)

（一）制定學(xué)生檔案管理規(guī)章制度；

（二）接收、鑒別和整理學(xué)生檔案工作；

（三）做好學(xué)生檔案的保密和保管工作；

（四）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生檔案資料；  

（五）辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案工作事項(xiàng)。

第三章 檔案歸檔范圍及分類

第七條 歸檔的學(xué)生檔案，必須客觀地、歷史地、全面地反映學(xué)生的成長(zhǎng)過(guò)程及其有關(guān)情況，對(duì)部門及個(gè)人當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)具有重要參考價(jià)值和憑證作用。

第八條 歸檔材料分類及內(nèi)容

（一）錄取材料：學(xué)生高中階段學(xué)籍檔案；

（二）入學(xué)材料：新生入學(xué)登記表、入學(xué)體檢表等；

（三）學(xué)習(xí)材料：軍訓(xùn)鑒定表、學(xué)生成績(jī)表、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等材料；

（四）畢業(yè)材料：實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)生登記表、學(xué)生體檢表、就業(yè)報(bào)到證等材料；

（五）處分材料：在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國(guó)家法律的處分材料；

（六）組織材料：在校期間黨、團(tuán)等材料；

（七）變更材料：休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、出國(guó)等證明材料，姓名、出生日期更改等材料；

（八）可供組織參考的其他材料。

第四章 檔案收集與要求

第九條 檔案管理人員要將收集的學(xué)生檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，要做到檔案材料真實(shí)、完整、齊全、文字清楚。

第十條 歸檔材料應(yīng)是原件，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。不屬于歸檔材料，退還至材料的來(lái)源單位。

第十一條 凡收集的歸檔材料，要按歸檔內(nèi)容進(jìn)行分類整理，裝入統(tǒng)一的學(xué)生檔案袋。檔案袋上必須注明學(xué)生姓名、專業(yè)、班級(jí)及學(xué)號(hào)，并按照學(xué)號(hào)的先后順序排放。

第十二條 學(xué)生檔案材料，必須使用辦公用紙或?qū)W校規(guī)范表格，必須用藍(lán)色或黑色簽字筆書寫，不能用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)色墨水筆書寫，也不能用復(fù)寫紙書寫。

第十三條 學(xué)生檔案信息記載要準(zhǔn)確、規(guī)范。要求各種檔案資料上的姓名、出生年月一致，照片要求是近照，反映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情況的文字材料要真實(shí)，并填寫清楚。

第十四條 學(xué)生檔案材料由班主任負(fù)責(zé)收齊整理，確保檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確。各系（院、部）要對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行審核，對(duì)不符合歸檔要求的學(xué)生檔案材料要求整改后再歸檔。所有學(xué)生檔案材料由教務(wù)處統(tǒng)一審定后歸檔。

第五章 檔案保管與保護(hù)

第十五條 根據(jù)安全保密和便于查找的原則，學(xué)生檔案室對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)地保管。

（一）學(xué)校設(shè)立專門學(xué)生檔案室，用鐵皮檔案柜存放學(xué)生檔案，達(dá)到防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等要求，并經(jīng)常檢查。

（二）保持檔案室的清潔和室內(nèi)適宜的溫濕度。

（三）學(xué)生檔案室統(tǒng)一保管學(xué)生檔案，建立登記管理制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。

第十六條 學(xué)校將不斷研究和改進(jìn)學(xué)生檔案的管理方法和保護(hù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)化化管理。

第六章 檔案的利用

第十七條 查閱和借用檔案，應(yīng)遵守的規(guī)定和原則

（一）各系（院、部）只能查閱本單位學(xué)生檔案。查閱學(xué)生檔案應(yīng)由各系（院、部）負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)學(xué)校教務(wù)處審批同意后方可查閱；外單位人員（用人單位或特殊情況）需要查閱學(xué)生檔案的，須持本單位介紹信和有關(guān)身份證明，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查閱。在查閱學(xué)生檔案時(shí)，檔案管理員必須在場(chǎng)。

（二）查閱檔案的單位或個(gè)人不得擅自拍攝復(fù)制檔案的內(nèi)容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)制拍攝。

（三）學(xué)生檔案，一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時(shí)，須說(shuō)明理由，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借出手續(xù)。借出時(shí)雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認(rèn)。借出時(shí)間一般不得超過(guò)7天（含休息日）；借出檔案不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（四）查借閱學(xué)生檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料。

（五）所有檔案的查閱和借用必須進(jìn)行詳細(xì)的登記，嚴(yán)格審核查閱、借用者資質(zhì)及審批手續(xù)。

第十八條 畢業(yè)學(xué)生查詢檔案去留情況，應(yīng)出具相關(guān)證明，辦理登記手續(xù)后進(jìn)行查詢。

第七章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第十九條 學(xué)生休學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)（結(jié)業(yè)、肄業(yè)）等學(xué)籍變動(dòng)發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。學(xué)生檔案在校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專用檔案袋，經(jīng)嚴(yán)格密封后通過(guò)機(jī)要郵局寄送、轉(zhuǎn)遞，必要時(shí)可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。

第二十條 當(dāng)年未報(bào)到入學(xué)的學(xué)生，其檔案由學(xué)校轉(zhuǎn)回生源所在地招生部門。

第二十一條 在校內(nèi)跨專業(yè)、跨系（院部）轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生，學(xué)籍管理部門應(yīng)當(dāng)在學(xué)生學(xué)籍變更后，及時(shí)將學(xué)生學(xué)籍變更通知書送達(dá)有關(guān)教學(xué)單位；有關(guān)各系（院、部）在接到學(xué)生學(xué)籍變更通知書后，安排相關(guān)班主任履行相關(guān)手續(xù)，重新整理學(xué)生檔案。

第二十二條 轉(zhuǎn)到其他學(xué)校學(xué)習(xí)的學(xué)生，有關(guān)各系（院、部）應(yīng)當(dāng)在接到學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)通知后及時(shí)開(kāi)具證明，由教務(wù)處辦理學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。通過(guò)機(jī)要郵局寄發(fā)的，自寄發(fā)之日起一個(gè)月未收到回執(zhí)者，教務(wù)處應(yīng)與檔案接收單位聯(lián)系，加以確認(rèn)。

第二十三條 由其他學(xué)校轉(zhuǎn)入我校的學(xué)生，由教務(wù)處接受檔案，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后及時(shí)將回執(zhí)寄回對(duì)方，再將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交所屬各系（院、部）整理后存檔。

第二十四條 休學(xué)學(xué)生的檔案應(yīng)作非在校學(xué)生檔案妥善保存，學(xué)生復(fù)學(xué)后，應(yīng)及時(shí)將其檔案按所在班級(jí)重新歸入在校生檔案。

第二十五條 留級(jí)學(xué)生的檔案，每學(xué)年各系（院、部）在接到教務(wù)處通知后，將其檔案轉(zhuǎn)到所留班級(jí)并上名冊(cè)，并將原所在班級(jí)的名稱注銷并說(shuō)明原因。

第二十六條  申請(qǐng)自費(fèi)出國(guó)或主動(dòng)申請(qǐng)退學(xué)的學(xué)生，其檔案由學(xué)校征求學(xué)生本人意見(jiàn)后，按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)給有關(guān)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代管。 

第二十七條 退學(xué)、開(kāi)除學(xué)籍處分的學(xué)生，按有關(guān)規(guī)定將其檔案轉(zhuǎn)給學(xué)生本人生源地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

第二十八條 學(xué)生在受刑事處分和勞動(dòng)教養(yǎng)期間，其檔案由學(xué)校學(xué)生檔案室保管，刑滿釋放、解除勞教或重新就業(yè)的，檔案即按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)給學(xué)生所在單位或?qū)W生本人生源地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

第二十九條 學(xué)生因故失蹤、死亡、出國(guó)不歸等原因?qū)е聶n案無(wú)法轉(zhuǎn)遞而滯留的，經(jīng)證實(shí)，學(xué)校為其保管檔案兩年，兩年后按有關(guān)規(guī)定將其檔案轉(zhuǎn)給學(xué)生本人生源地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或核銷。

第三十條 畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，由招生就業(yè)處和教務(wù)處按有關(guān)規(guī)定組織實(shí)施。畢業(yè)離校時(shí)已就業(yè)的畢業(yè)生，按有關(guān)規(guī)定將其檔案轉(zhuǎn)給學(xué)生本人所在的就業(yè)單位或就業(yè)單位所在的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

第三十一條 對(duì)畢業(yè)離校時(shí)未落實(shí)工作單位的畢業(yè)生，學(xué)生本人要求檔案保留在學(xué)校的，由本人提出申請(qǐng)，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可保留在學(xué)校學(xué)生檔案室二年。超過(guò)二年的學(xué)生檔案即按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)給學(xué)生本人生源地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

第三十二條  學(xué)生入學(xué)錄取名冊(cè)、入學(xué)登記表、在校學(xué)生成績(jī)表、學(xué)生畢業(yè)名冊(cè)（畢業(yè)證領(lǐng)取簽字表）等材料由教務(wù)處學(xué)生檔案室移交給學(xué)校檔案館永久保存，作為后期學(xué)生檔案查詢和補(bǔ)辦相關(guān)證明時(shí)調(diào)用。

第八章 附則

第三十三條 現(xiàn)行法律、法規(guī)及政策未明確規(guī)定且本辦法未盡事項(xiàng)，以主管校領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)為準(zhǔn)。

第三十四條 本辦法適用于荊門職業(yè)學(xué)院學(xué)生。

第三十五條 本辦法自發(fā)布之日起施行，本辦法由學(xué)校教務(wù)處解釋。